ระบบเอกสารสำหรับผู้เริ่มทำธุรกิจส่วนตัว

จากการพูดคุยกับลูกค้าที่ผ่านมา พบว่าลูกค้าที่เพิ่งเริ่มธรุกิจจะยังงงๆ เรื่องเอกสารทางบัญชี ในที่นี่จะอธิบายในส่วนของธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เพราะธรุกิจที่ไม่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มลักษณะการทำเอกสารทางบัญชีก็คล้ายๆกัน เพียงแต่ไม่ต้องคำนึงถึงการออกใบกำกับภาษี

อันดับแรกต้องดูก่อนว่าเราเป็นธุรกิจลักษณะใด ธุรกิจซื้อมาขายไป, ธุรกิจบริการ  เนื่องจากมีเกณฑ์การออกภาษีมูลค่าเพิ่ม(จุดรับผิดชอบ)ต่างกัน

  1. ธุรกิจขายสินค้า ซื้อมาขายไป ตามระเบียบกรมสรรพากรต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อส่งมอบสินค้า ดังนั้นไม่ว่าจะขายเครดิตหรือขายเงินสดเมื่อส่งมอบสินค้าแล้วต้องออกใบกำกับภาษีทันที เอกสารที่ใช้จึงเป็นใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี จะรวมอยู่ในใบเดียวกันหรือจะแยกก็ได้
    จะเห็นว่าผู้ขายต้องรับภาระภาษีแล้ว แม้จะยังไม่ได้รับเงินก็ตาม(กรณีขายเครดิต)
  2. ธุรกิจบริการ, ธุรกิจรับเหมา จะออกใบกำกับภาษีเมื่อมีการรับเงิน ดังนั้นเมื่อส่งมอบงานบริการ ก็จะออกแต่ใบแจ้งหนี้ และเมื่อถึงกำหนดรับชำระเงินก็จะออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี

เมื่อรู้แล้วว่าใบกำกับภาษีต้องออกตอนไหนคำถามต่อมาก็คือ ให้เอกสารอะไรลูกค้าบ้างและให้ตอนไหน

ยกตัวอย่างกรณีขายเชื่อสินค้า ใช้เอกสารออกเป็นชุด 6 ใบ โดยใช้ IVกระดาษต่อเนื่อง 6 ชั้นใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน และ ใบวางบิล

  1. เมื่อส่งสินค้า ให้ลูกค้าตรวจสอบสินค้าและเซ็นต์รับในเอกสาร เอกสารที่ให้ลูกค้า 2 ใบ คือ ต้นฉบับและสำเนาใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า
  2. เอกสารที่เหลือนำกลับบริษัทเก็บเข้าแฟ้มลูกหนี้ คือ
    1. ต้นฉบับใบแจ้งหนี้
    2. สำเนาใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า
    3. ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน
    4. สำเนาใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า
  3. สิ้นเดือนรวบรวม สำเนาใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า ให้สำนักงานบัญชี
  4. ครบกำหนดวางบิล ให้พิมพ์ใบวางบิล และนำต้นฉบับใบแจ้งหนี้จากแฟ้มลูกหนี้มาแนบ
    • ต้นฉบับใบวางบิล + ต้นฉบับใบแจ้งหนี้ ให้ลูกค้า
    • สำเนาใบวางบิลนำกลับมา เก็บเข้าแฟ้มลูกหนี้ แนบไว้กับเอกสารใบเสร็จรับเงินที่เหลืออยู่ ใบเสร็จรับเงินชุดใดไม่มีสำเนาใบวางบิลแนบแสดงว่าลืมวางบิล หรือยังไม่ครบกำหรดวางบิล
  5. เมื่อครบกำหนดรับเงิน ให้ต้นฉบับใบเสร็จรับเงินแก้ลูกค้า สำเนาใบเสร็จรับเงินเอากลับบริษัท